informatização de bibliotecas

CONSOLIDAÇÃO DO PROCESSO DE INFORMATIZAÇÃO EM SISTEMAS DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS DA ÁFRICA DO SUL, BRASIL E MOÇAMBIQUE


Informatização de bibliotecas
Reflexão Teórica sobre o Processo de Informatização

A informatização das bibliotecas, constitui um problema, de difícil resolução, pois, o seu êxito depende da conjugação de inúmeros factores, a saber:

Tecnológicos
• Deve ser feito um estudo sistemático e metódico da situação;
• Deve se tomar uma postura crítica e em consonância com as necessidades, disponibilidades e realidades do mundo concreto. (PINTO)

• Cognitivos
• Qualificação dos trabalhadores
• Organização do trabalho
• Gestão do sistema

• É de extrema importância o diálogo entre bibliotecários e analistas de sistemas, que promoveriam a devida automação, isto é, é fundamental a integração destas áreas e campos de estudo para um processo efectivo de informatização de sistemas de informação. (CIANCONI, COSTA e MARRASCO)

•
Avanços

Apesar de, a informatização das bibliotecas constituir um problema, não se deve tomar uma postura indiferente, no concernente às melhorias que advém da mesma, sobretudo, na área da biblioteconomia:

• O desenvolvimento dos SRI, permitiu a aquisição de máquinas e programas de última geração, programas que permitem a recuperação da informação;
• Possibilidade de disponibilização de documentos digitais;
• Inserção e circulação de dados e informações de forma electrónica;
• Acesso em linha a banco de dados;
• Facilidades de incorporação das normas biblioteconómicas e gestão “modular” das funções da biblioteca, a ponto de ser possível a descrição, armazenamento, localização e disponibilização de dados a qualquer distância;
• A economia do tempo na execução das funções da biblioteca;
• O aumento da produtividade;
• Agilidade no atendimento das necessidades do usuário.











Conceitos de Relevȃncia e Sustentabilidade do Sistema

Relevȃncia

A importação das tecnologias para os SRI tem como objectivo central, dotar os usuários de informações relevantes, aumentando a eficiência da comunicação e dos serviços de informação. Há por isso uma necessidade de as bibliotecas disponibilizarem informações paralelas às espectativas, exigências e caracteristicas dos destinatários da informação.
Portanto, para além de desponibilizar a informação, lidar com o desensevolvimento dos SRI implica o conceito de relevȃncia da informação, que embora polissêmico em Ciências de Informação, significa um bom relacionamento entre o sistema e usuário, na medida em que o sistema (disponibilizador da informação) deve criar uma mudança no usuário (destino da informação), no processo de transmição do conhecimento.
Este termo foi importado pela primeira vez para Ciência da Informação por Bradford (1934), focalizando-o na questão dos artigos relevantes a um assunto, tendo sido depois usado pelos autores Moors, Perry e Taube et al , na década de 40 e 50 para referenciar que nem toda informação recuperável é de facto de relevante.
Segundo Saracevic (1975), o conceito surge na Ciências da Informção ligado às questões de comunicação científica, que com o fluir do tempo tornaram-se aínda mais complicados, devido:


• ao grande volume de publicações;
• a barreiras muito ínfimas entre as disciplinas do conhecimento;
• a crescente especialização;
• as dificuldades de selecionar tais publicações de acordo com os objectivos, tipos, e necessidades da biblioteca e do usuário.
Neste sentido, a relevȃncia está por um lado ligada ao julgamento do usuário (a pertinência) e, por outro, ao sistema. No primeiro, conjugam-se aspectos do conhecimento sobre o assunto e a literatura em questão, o conhecimento da biblioteca, do sistema de informação e dos processos de busca da tal informação.
No que se refere ao sistema , este fenómeno influência de forma pertinente nos aspectos internos, relacionados com a determinação de conteúdos informacionais, no que tange aos processos de catalogação, indexação, classificação, controlo de autoridades, entre outros. Inside também na capacidade de manipulação do sistema por parte dos profissionais e nas propostas colocadas pelo usúario, para a partir daí, proceder-se a montagem da estrategia de busca.
Na busca da informação, só seriam relevantes os documentos possíveis de recuperar. Mas vale referir que nem todos os documentos recuperáveis são realmente relevantes para o usuário, sendo por isso adoptados conceitos como a revocação e precisão, que representam a proporção dos documentos recuperados sobre o total de documentos possíveis e a proporção de documentos efectivamente relevantes sobre o total de documentos recuperados respectivamente.
Portanto, as bibliotecas com os SRI integrados, devem adoptar uma série de medidas para que a informação alcance os seus utilizadores. Estas medidas partem da optimização dos processos de representação descritva e temática dos documentos, da percepção das necessidades dos usuários e da ampliação do seu espaço de actuação, visto que, quanto mais proxímo estiverem, a origem e o destino da informação, mais probabilidades teremos de aumentar os indíces de precisão, isto é, termos um sistema que vȃ em paralelo com as espectativas e caracteristicas do nosso usuário.
Contribui também para a eficȃcia do sistema, o seu tempo de resposta, por isso este deve ser concebido com auxílio da modernização que o meio oferece.









Sustentabilidade

No presente contexto referimo-nos a sustentabilidade como equilíbrio e consolidação, necessários para a introdução de tecnologias aliadas a boa prestação de serviços. Em que as acções esporádicas são substituídas por uma capacidade de evoluição endogeneizada, que não se baseia apenas na técnica, mas também nos processos, ditados pela coesão de forças que refletem a capacidade de a biblioteca assumir um determinado sistema tecnológico, evitando-se deste modo o barrato que sai caro ou o caro que sai aínda mais caro.
No caso específico das bibliotecas a introdução de um sistema tecnológico não resume-se apenas na simples adopção da tecnologia mais moderna, mas é de extrema importȃncia que a tecnologia que se pretende introduzir vȃ ao encotro das necessidades reais da organização, e muito em particular a capaciadade de o pessoal manipular a tecnologia em questão, de forma teórica e prática. A sustentabilidade deve assumir a redução do custo financeiro, a intensificação do trabalho, bem como o trabalho repetitivo e monótomo.
A sustentabilidade deve também, assumir o equilíbrio entre a tecnologia apropriada e a tecnologia disponível. Pois, o contrário, não afectaria apenas a organização, mas a sociedade no seu todo, sobre tudo nos países em desenvolvimento onde os recursos são escassos.
O desequilíbrio pode originar custos que dividem-se em directos e indirectos.
Directos - aquisição de material de informatização, treinamenro de pessoal, manunteção, etc.
Indirectos – fraco aproveitamento da capaciadade instalada, permanência de trabalho monótomo e desqualificador (no caso da aquisição da tecnologia mais moderna).
Pode aínda elevar o grau de resistência (passiva ou activa) entre os trabalhadores, o absentismo, etc, podendo transferir, por sua vez, para a colectividade, as preocupações com doenças ocupacionais, o afastamento do trabalho e o desemprego, de um modo geral (̏as consequencias não intecionais̋).






Normas e Técnicas e Biblioteconómicas Apropriadas à Automação.

Representam um conjunto de regras de descrição bibliográficas adoptadas pelas bibliotecas no tratamento técnico, vistas neste caso, de forma apropriada à informatização; ou seja, sob a ótica dos formatos padronizados de registro bibliográfico.

A automação, abre as portas para uma provável adoção dos formatos padronizados de registro bibliográfico para o processo de discrição no computador, o que permitirá que a discrição seja feita de forma mais eficiente. Esses formatos padronizados, são um conjuntos de codigos que permitiram a biblioteca determinar o seu fluxo de dados bibliográficos, permitir ainda que a transição de elementos descritivos no computador seja feita de forma mais eficiente, que um determinado registro produzido num conputador possa ser lido em um outro computador que use o mesmo formato o que facilitara o tratamento técnico, redução dos custos e permitira uma cooperação entre as bibliotecas. Com essa cooperação, várias bibliotecas poderam usar do mesmo arquivo central e se beneficiarem dos serviços de registro bibliográficos ja existentes sem pejuísos as bibliotecas que fornecem os dados, assim os registos bibliográficos produzidos em uma biblioteca poderam ser passados para outra e assim sucessivanente e redução de custos no tratamento da informação.
Prevê-se que a padronização, não será somente da forma da catalogação, mas também da forma de registrar e transferir os dados bibliográficos em meio magnético, com o formato MARC (Machine Readable Catalogue), que é hoje, representado pelo formato MARC21.






A Tecnologia na Informatização de Bibliotecas

Este aspecto envolve duas áreas, sendo elas: aspectos técnicos e estruturais, e outros que concernem a literatura.
Sob ponto de vista técnico, estão envolvidos três:
- na implementação das normas e procedimentos biblioteconômicos e no intercâmbio de dados, com o uso de diferentes software e máquinas adoptadas nos sistemas de bibliotecas;
- a operacionalização dos processos de trabalho e funções gerênciais da biblioteca;
- na representação da realidade que envolve as bibliotecas ,isto é, na representação do usuário.

Sob ponto de vista literário, não traz uma classificação formal clara entre os software usados em bibliotecas, contudo estes, assentam sob o ponto de vista da sua estrutura, no que diz respeito ao seu porte, custo de aquisição ou manunteção e forma de implementação do sistema de informação.

Software de gerenciamento de bases de dados textuais ou Sistemas gerenciadores de textos e a dos Sistemas Integrados de Gerenciamento de Bibliotecas.

Sistemas Classificação



Sistemas Gerenciadores de Texto
CDS/ISIS, são sistemas de pequeno porte, com facilidades de tratamento de bases de dados, geralmente textuais, e com poderosos recursos de busca da innformação. São Software de relativamente baixo custo e complexos, tanto em termos de consumo de equipamento, quanto em treinamento e manuteção.




Sistemas Integrados de Gerenciamento de Bibliotecas (SIGB)
VTLS, são programas de grande porte, (na realidadee, conjunto de vários tipos de programas) densevolvidos para administrar, de forma modular e integrada, todas as funções da biblioteca, desde a aquisição, controle de periódicos, catologação, controle de autoridades, pesquisa pública (OPAC) ,circulação, além de permitir a produção de relatórios e acesso aos IP. Permitem também, a aquisição e instalação de diferentes módulos.




Sistemas de Gerenciamento de Bases de Dados (SGBD)
Gerência de actividades inerentes a elaboração e desseminação dos conteúdos da biblioteca, capazes de adiministrar, de forma bastante eficaz, o mundo real, que a cerca, ampliando, assim, a capacidade de se obter insumos que auxiliem na gestão do uso desses conteúdos. Auxília na definição, construção e manipulção de dados.



O SIGB é uma poderosa ferramenta de gestão totalmente integrada das funções da biblioteca. Contudo, no aproveitamento desse sistema observa-se uma pequena falha no que diz respeito a caracterização específica do usuário. Com evolução este ganha, pela representação e criação de novos e mais eficientes serviços para os usuários e para a biblioteca, serviços estes que não seriam simples melhorias, mas sim revoluções no modo de trabalhar da biblioteca universitária em sua missão de satisfazer as necessidades reais de informação dos usuários.
Estes sistemas se preocupam em grande medida na disponibilização da informação aos indivíduos que a solicitam e não no seu acesso pelos usuários para os quais estes sistemas são estruturados.

No uso dos software, avança-se portanto, a ideia de que uma interveção mais profunda do bibliotecário, nesse sentido, permite maior acuidade por parte deste, não só para a gestão do processo em si, mas também para tomar decisões relativas a seleção e aquisição do software, além de poder tirar o máximo de proveito das pontecialidades dos SGBDs subjacentes ao SIGB, contribuindo de forma mais eficiente na manunteção e no aperfeiçoamento do programa e do sistema implementado.

Conceito de Sistema de Base de Dados

Bases de Dados - São definidos como, fatos que podem ser registrados com significado explicito, ė uma colecção de conceitos relacionados.
As Bases de Dados representam um aspecto do mundo real, são desenhadas, construídas e alimentadas com propósito específico.
Para um bom funcionamento de uma Base de Dados estão evolvidos diversos atores, individuais ou setorias, contribuindo cada um com a sua especialidade, por exemplo:

• Os administradores da Base de Dados - responsáveis pela gerência dos recursos tecnológicos de informação e da organização.
• O Designer da Base, entre eles o bibliotecário que e o articulador dos diversos sectores de interesse para a Base, e ė responsável pela escolha da melhor estrutura para identificação dos registos de Dados.
• Os usuários, a quem interessa em ultima instancia a Base.
Para definição, construção e manipulação de Dados, há um conjunto de programas que auxiliam, de forma geral denomina – se: Sistemas Gerenciadores de Bases De Dados (SGBD), são também designados, genericamente, de Backend. Por sua vez o software e a Base de Dados (BD) da se o nome de Sistema de Bases de Dados (SBD).
Na abordagem de BD uma das características principais e a separação de Dados na descrição da estrutura e para isso usa-se os modelos de Dados, para determinar como uma determinada realidade será representada no SGBD.
A estrutura da BD divide-se em três categorias, (segundo os autores Elmasri e Navathe, p.43)
• Conceitual ou de alto – nível – Ė onde e feita a representação dos principais elementos de dados de acordo com o mundo real, do ponto de vistas do desenvolvimento dos sistemas de recuperação de informação (SRI), esta descrição ė a mais próxima dos usuários finais porque ė formada por elementos conhecidos por eles.
• Representacional ou de implementação – Ė onde ė feito o desenho conceitual para o SGBD, e para representação do mundo real, o chamado Modelo Relacional (Modelo de abstracção de Dados), ė o mais utilizado em SGBD comercias, segundo os autores Elmasri e Navathe (2000).
• Físico ou de baixo Nível – Ė o ultimo no desenvolvimento de um SBD, ė feito o detalhamento da forma de registro de dados no computador.
Importa salientar que para criação e manutenção de sistema de BD deve ser feito um levantamento bibliográfico e dos usuários que são representados num esquema que permite a visualização da BD em alto nível, mostrando o relacionamento e restrições entre os dados, o que vai permitir ao SIGB (Sistema Integrado de Gerenciamento de Bibliotecas) onde são apresentados dados bibliográficos e a inter - relação do usuário e o sistema maior ( a universidade no caso).
A presente analise pretende essencialmente:
• Explorar as potencialidades estruturais dos SIGB
• Representar a realidade especifica na qual as Bibliotecas estão inseridas para permitir uma analise das necessidades dos usuários.
Gestão do Processo de informatização em Sistema de Bibliotecas universitárias

No processo das acões tácticas e estratégicas para informatização das Bibliotecas visitadas observam-se etapas distintas para concretização do processo.
Mais do que reuniões e encontros de trabalhos com os funcionários do sistema e outros sectores da universidade, e necessário um dialogo maior entre os responsáveis pelo processo, os responsáveis de cada uma das Bibliotecas que compõem o sistema e também os que respondem por cada unidade de ensino, para estarem prevenidos quanto as mudanças que iram ocorrer dentro dos seus sectores e a alocação de recursos.
Tratando-se de Bibliotecas universitárias e essencial um plano concreto e gradual que explique com detalhes cada fase do processo e suas implicações.
Neste processo podemos distinguir três principais etapas:
• A de elaboração dos termos de referencia (Request For Proposal-RFP)- Descreve de forma detalhada como espera que seja implementado o seu sistema de informação em relação a actividades funções, incluindo os produtos desejados, respeitando as potencialidades e funcionalidades esperadas pelo software.
• A de elaboração do plano de informação - Este processo analisa as oportunidades e ameaças da instituição, promoção do processo dentro da instituição, identificação dos recursos (humanos, financeiros, matérias), os custos do processo.
Detalhamento das actividades de manutenção, treinamento, também e feita a distribuição de responsabilidades para execução do projecto.
Constam do plano também, procedimentos de análise e escolha do programa; analise das propostas, testes acompanhados pelo parecer que justifique a escolha; entre acções.
Os termos de referência e o plano devem ser elaboradas de forma conjunta envolvendo os sectores dos sistemas a informatizar e o ambiente externo (fornecedores e representantes), o diálogo entre o Bibliotecário e o analista do sistema è essencial.
No que concerne a relevância da informação e do serviço a ser estabelecido è necessária uma avaliação do sistema implementado.
Sendo Bibliotecas universitárias e relevante aumentar ainda mais os seus créditos diante da comunidade universitária, cumprindo o prevista no plano de informatização è lançar desafios com todas essas questões resolvidas.
• A de implementação do sistema de informação – Cumprimento do plano traçado, com base na analise dos dados obtidos e pela literatura, o processo de informatização tem inicio quando a instituição define os termos de referencia e o plano de informatização.


Metodologia

Fundamentação da Metodologia

A fundamentação metodológica do processo de informatização das bibliotecas, sob o ponto de vista da história do método, remete-nos as principais correntes (Empirismo e Racionalismo) que ditaram os moldes nos quais a ciência se assentava, até quando novos critérios surgem e depõem os então vigentes.
Facto que se fez merecedor da atenção de Boaventura dos Santos (1987), em Um discurso sobre as ciências, em que acção corosiva que as teorias, métodos …, sofrem com o passar do tempo dá lugar ao surgimento de novos paradigmas científicos. A conjugação da teoria da prática, ciência e técnica e o aspecto quantificável do objecto são as principais características do novo paradigma, não obstante aos lógicos, epistemológicos e ontológicos.
A separabilidade, foi por sinal a principal característica do método moderno, que influênciou vários outros campos do saber, dentre os quais as ciências sociais que durante algum tempo estiveram sujeitas a este método até ao momento em estas reivindicam o seu estatuto próprio, pois os eventos sociais não se permitem abstrair do real, visto que são condicionados pelas circunstâncias e pelo comportamento dos sujeitos.
Estas reivendicações permitiram abertura de novos espaços para discussões e surgimento de novas perspectivas relativas às questões do método científico adequado, visto que o método moderno pecou em alguns aspectos de grande importância, contudo ele foi de grande serventia.
A nova postura científica defendida por Lakatos e Marconi (1983), passa pela aceitação de métodos de vocação mais holística e não baseados, rigorosamente, no isolamento do objecto. A dialética marxista vem colocar por terra a necessidade da fragmentação do objecto cognoscível, pois segundo esta transformação, a partir da relação entre as partes e os postulados científicos, pode ser abandonada, caso um outro se mostrasse mais promissor. Havendo a necessidade de cercar-se o objecto de conhecimento através da compreensão de todas as suas mediações e correlações.

Segundo a casualidade circular de Morin (1996), (de concepção multiforme), é necessario que ao avançarmos com teorias devemos admitir a existência de vários e aspectos ligados directa e indirectamente ao processo de informatização.
Surgi a dai a necessidade de se encarar a informatização como um processo que não esteja unica e exclusivamente ligado ao factor tecnológico, mas sim como um processo que não dispensa a compreensão conjunta de seus constituentes e as inter-relações existentes entre os mesmo, não olhando apenas para sua dimensão separada. Uma vez que o conhecimento das partes não levou ao conhecimento do todo (Morin 1977), mas leva-nos a uma faceta exígua do objecto em estudo.


O ponto de Vista do Sistema

Do ponto de vista do sistema, os dados foram obtidos por meio da análise documental, de entrevistas semi-estruturadas e pela técnica da observação participante (na óptica do observador).
A análise documental foi preponderante, por um lado, para a contextualização de sistemas de biblioteca quanto ao meio externo (onde figuram os aspectos: político, ecónomico, social, educacional e, também, a dimensão histórica do país); e, por outro, serviu de complemento às entrevistas, no concernente ao ambiente interno (a estrutura organizacional, o volume do acervo, o número de estudantes, o número de funcionários, entre outros), servindo-se, para tal, de relatórios e de outras publicações dessas bibliotecas. Essa análise foi fundamental para a percepção das influências dessas dimensões (externa e interna) no processo de informatização e sobre as espectativas quanto à sustentabilidade da implementação desses sitemas para além , claro, de situar no tempo e no espaço o processo de informatização desses sistemas e de suas respectivas biliotecas.
As entrevistas serviram como principal de colecta de dados, tendo se realizado entrevistas com dirigentes e funcionários dos sistemas de bibliotecas; para o efeito visitaram-se os sistemas da UEM, onde foram realizadas seis entrevistas; o da UCT, na África do Sul onde foram realizadas sete entrevistas, incluindo as entrevistas com a direcção do CALICO, consórcio do qual o Sistema da UCT faz parte; e, o da UFMG, no Brasil, onde foram realizadasd nove entrevistas, incluindo a do pré-teste, a única gravada, mesmo após o início destas.
As entrevistas com os dirigentes tiveram como objectivo geral situar os modos de gestão dos sistemas de bibliotecas. Nesse âmbito, procurou-se obter dados desde a caracterização do entrevistado, da unidade de pesquisa (desde a força do trabalho, da hierarquia, da infra-estrutura e outros); questões relacionadas ao processo de informatização, à avaliação do processo em sí. Com os funcionários procurou-se obter informações relacionadas com a execução do trabalho, a sua autonomia e suas qualificações; isto, tendo em vista a relação tecnologia-trabalho, a nível da base, numa analogia com o sector industrial.
Vale, no entantanto considerar que em relação à quantidade de entrevistas optou-se por por não se distinguir a quantidade por categoria, visto que houve casos de acumulação de funções, isto é, o chefe da biblioteca é também um funcionário, sendo por exemplo, o responsável pela catalogação; nesses casos, a entrevista foi única. Vale também salientar que, o número de entrevistas não corresponde necessariamente ao número de informantes, uma vez que alguns dirigentes fizeram-se à entrevista acompanhados pelos seus adjuntos.
Para a análise dos dados, foi feita uma confrontação da pesquisa empírica (dos dados levantados) e com a fundamentação teórica e conceitual, levando em conta, não apenas as falas dos interlocutores, mas as posições por eles ocupadas dentro das instituições; valorizando assim o significado do conteúdo quanto ao contexto e circunstâncias em se dá numa comunicação, parafraseando Berelson (1971), citado por Minayo (1994).
Já quanto à técnica de observação participante, esta foi complementar, isto é serviu para apreender dados que escaparam à entrevista; neste caso o roteiro de entrevistas srviu como guia à observação. Porém, esta (a técnica de observação) obedeceu o mesmo critério adoptado na elaboração dos roteiros de entrevistas; assim, foi possível conhecer a situação de cada biblioteca e, poude-se, a partir daí, estabelcer-se a comparação dos três sistemas.



O ponto de Vista do Usuário

Nessa perspectiva, procurou-se saber qual era a avaliação do usuário em relação aos serviços prestados pelas bibliotecas e se os serviços prestados se adequavam às suas necessidades, isto é, no acesso às informações mediado pelas ferramentas tecnológicasnos sistemas em causa.
Como o estudo não tinha a intenção de avaliar os serviços prestados por esses sistemas, os daos foram apresentados de forma aleatória e não especificada, considerando-se apenas os casos que foram aparecendo até ao limite do prazo de entrega. A ideia inicial era disponibilizar o questionário por dez dias, o que não foi possível devido à factores a mensinar. Assim, só foi possível cumprir com o prazo entre as bibliotecas da UFMG, tendo ficado por quatro dias na África do Sul e cinco em Moçambique, com um pouco de prejuízo para o caso sul-africano, não houve muita diferença de retorno dos questionárçios para os casos moçambicano e brasileiro. Para cada sector foram deixados 100 questionários, o mesmo para a biblioteca principal da University of Western Cape, local onde fora realizda a pesquisa na África do Sul. A taxa de retorno variou entre 14% (14/100) na África do Sul; 35% (70/200) no Brasil; e, 39% (78/200) em Moçambique.
O questionário constituíra-se de 25 questões, considerando alguns aspectos como o perfil do usuário; hábitos de uso; acesso ao material; servios informatizados; entre outros.
Finda a colecta, o questionàrio foi introduzido no software de análise de dados estatísticos SPSS 13.0. Daí os daods tiveram uma análise profunda e foram comparados com os conteúdos das entrevistas.

Constrangimentos

• Escassez de recursos financeiros que impediu que o cumprimento do prazo previsto da colecta de dados na África do Sul e Moçambique, impeidindo consequentemente, que algumas entrevistas fossem realizadas;
• A inaplçicabilidade do questionário na UCT, por essa ser uma prática contrária à instituiçaão que, por sua vez, obrigou o deslocação à UWC, instituição que partilha o mesmo software de informatização com a anterio, ambos tutelados pela CALICO, oque fez com que a agenda fosse refeita.

Aspectos positivos

O principal aspecto positivo foi a receptibilidade dos entrevistados dos três países.

referencia:
Mangue, Manuel Valente, Concolidação do processo de Informatização de Blibliotecas Úniversitatias da Africa do Sul, Brasil e Moçambique, Belo Horizonte, 2007.